Definisi Surel dan Pentingnya Struktur Format Penulisan
Surat elektronik atau surel (email) adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang kini semakin populer digunakan. Penggunaan surel biasanya digunakan dalam lingkungan bisnis, pendidikan, maupun sosial. Dalam lingkungan kerja, penggunaan surel sangat penting untuk menjalin komunikasi antarkaryawan atau sesama jajaran pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan dalam lingkungan pendidikan, surel dapat digunakan sebagai komunikasi antara guru dengan murid atau orang tua murid. Adapun dalam lingkungan sosial, penggunaan surel memungkinkan seseorang untuk tetap terhubung dengan teman atau keluarga yang berada jauh di luar daerah ataupun negara.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan surel adalah struktur format penulisan. Struktur format penulisan surel merupakan bagian penting dalam membuat surel karena format yang baik akan membuat surat terlihat lebih profesional dan dapat memudahkan pembacanya untuk memahami isi surat. Maka dari itu, pemilihan gaya dan format penulisan surat yang benar sangat penting.
Struktur format penulisan surel mencakup beberapa elemen yang wajib diperhatikan oleh pengirim dan penerima email. Berikut adalah beberapa elemen yang perlu diperhatikan:
1. Judul Surel (Subject)
Judul adalah bagian pertama dari surat elektronik yang menjadi penanda isi dari surel tersebut. Judul harus memperjelas tentang isi dari surel, agar penerima surel dapat langsung mengetahui informasi utama yang terkandung di dalam surel itu. Pastikan judul yang digunakan singkat, jelas, dan sesuai dengan isi surel. Penggunaan huruf besar pada seluruh kata di judul surat elektronik harus dihindari agar tidak terkesan seperti sedang berteriak. Selain itu, penulisan judul juga perlu diperhatikan pengejaannya dengan benar.
2. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan pengantar awal dalam surel yang biasanya diukir dengan gaya formal atau informal. Namun, dalam kebanyakan kasus, salam pembuka lebih sering ditulis secara informal untuk memudahkan pembacaan. Pada lingkungan kerja, salam pembuka yang formal masih lebih sesuai digunakan, seperti contohnya “Kepada Bapak/Ibu yang terhormat”. Sedangkan pada lingkungan sosial atau pendidikan, salam pembuka yang bersifat informal seperti “Halo teman,” atau “Assalamualaikum,” sekadar sudah cukup dalam menjalin komunikasi.
3. Isi Surel
Isi surel adalah bagian yang paling penting dalam sebuah surat elektronik. Isi surat haruslah sesuai dengan tujuan pembuatan surat dan harus terurai dengan jelas, agar mudah dipahami oleh pembaca. Pastikan penulisan isi surat memuat informasi yang lengkap dan tidak bertele-tele. Di samping itu, perhatikan penggunaan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dipahami.
4. Penutup
Penutup atau sayonara pada surel merupakan elemen terakhir pada surat elektronik yang biasanya diakhiri dengan kalimat penutup dan tanda tangan. Adapun beberapa penutup yang biasa digunakan seperti “Salam hangat,” “Terima kasih,” “Salam,” dan lainnya. Sesuaikan penutup dengan suasana atau situasi yang sedang terjadi. Tanda tangan pada surel merupakan bagian yang sangat penting pada surel, karena tanda tangan tersebut nantinya akan menunjukkan siapa pengirim surel. Namun, pada kebanyakan kasus, tanda tangan pada surel cukup berupa tanda nama saja.
Dalam kesimpulan, penggunaan surel dalam berkomunikasi memang sangat membantu manusia dalam melakukan kegiatan sehari-hari, baik dalam lingkup bisnis, pendidikan, maupun sosial. Namun, pentingnya untuk menyusun suatu struktur format penulisan yang baik dan benar pada surel sangatlah diperlukan untuk memudahkan pembacaan serta memperlihatkan profesionalitas pengirim surel. Oleh karena itu, pengirim surat elektronik haruslah memperhatikan elemen yang wajib ada pada suatu surat elektronik sebagai dasar penulisan berikut dengan pengoprasian bahasa yang jelas, baik, sopan, dan benar.
Header Surel: Menentukan Pengirim dan Penerima
Surel atau email mempunyai kegunaan untuk berkomunikasi dengan banyak orang dengan cepat, mudah, dan efisien. Dari struktur format penulisan surel, kita harus mengetahui bagaimana menentukan pengirim dan penerima agar informasi yang disampaikan menjadi jelas dan tepat sasaran. Berikut ini akan dijelaskan tentang struktur format penulisan surel pada header surel dalam menentukan pengirim dan penerima.
Pada header surel, penulisan surel haruslah jelas dan mudah dimengerti oleh penerima surel. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam header surel, yaitu:
1. Penentuan Pengirim
Dalam menentukan pengirim, pastikan terdapat informasi yang lengkap mengenai pengirim. Hal ini penting untuk memudahkan penerima surel dalam membalas atau menjawab email yang diterima. Berikut ini adalah contoh penulisan informasi pengirim yang lengkap:
– Nama lengkap pengirim
– Alamat surel pengirim
– Nomor telepon/handphone pengirim
– Nama perusahaan (jika berkaitan dengan pekerjaan)
– Jabatan (jika berkaitan dengan pekerjaan)
Melalui informasi ini, penerima surel dapat dengan mudah mengenali pengirim dan mengetahui bahwa email tersebut merupakan email resmi dari pengirim. Selain itu, informasi lengkap mengenai pengirim juga akan membantu penerima surel saat ingin membalas atau menjawab email tersebut.
2. Penentuan Penerima
Penentuan penerima dalam surel tidak kalah pentingnya dengan penentuan pengirim. Pada umumnya, penerima surel ditulis pada kolom “To”. Namun, dalam beberapa kasus, email juga dapat dikirim ke lebih dari satu penerima, sehingga diperlukan penulisan informasi yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan penerima surel adalah:
– Pastikan nama penerima surat atau alamat surel yang dituju benar-benar tepat
– Tandai apabila email dikirim ke lebih dari satu penerima dengan menambahkan alamat email pada kolom Bcc (Blind carbon copy)
– Jika email hanya untuk referensi, tuliskan pada kolom CC (Carbon Copy)
Menentukan penerima surel yang tepat sangatlah penting, semakin tepat informasi yang diberikan maka semakin cepat informasi disampaikan. Kesalahan dalam menentukan penerima surel dapat mengakibatkan terjadinya miskomunikasi yang berujung pada kerugian atau konsekuensi yang tidak diinginkan.
Jadi, pengirim dan penerima dalam surel haruslah ditentukan dengan jelas agar informasi yang disampaikan dapat diterima oleh pihak yang dituju secara tepat sesuai dengan tujuan surat tersebut. Dengan mengetahui struktur format penulisan surel dalam menentukan pengirim dan penerima, diharapkan dapat membantu Anda dalam mengirimkan surel yang efektif dan efisien.
Isi Surel: Memiliki Struktur yang Jelas dan Tegas
Surel atau email merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting di era digital saat ini. E-mail bisa digunakan dalam berbagai hal, seperti dalam bisnis, pendidikan, dan lain sebagainya. Namun, kita harus memperhatikan struktur penulisan surel agar surel yang kita kirim dapat mudah dipahami oleh penerima surel.
Salah satu yang harus diperhatikan dalam penulisan surel adalah struktur penulisan. Dalam penulisan surel, struktur yang jelas dan tegas sangat penting agar surel yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima surel. Berikut struktur penulisan surel yang harus diperhatikan:
1. Subjek atau Judul Surel
Subjek atau judul surel adalah bagian pertama dalam surel yang harus diperhatikan. Subjek surel harus dapat memberi gambaran singkat kepada penerima surel tentang isi surel tersebut. Selain itu, subjek surel juga berfungsi agar penerima surel dapat mudah mencari surel tersebut di dalam kotak masuk email mereka. Subjek surel yang jelas dan singkat juga dapat mempermudah penerima surel untuk mengetahui maksud dan tujuan dari surel yang kamu kirim.
2. Pengantar
Setelah menulis subjek surel, selanjutnya kamu harus menuliskan pengantar. Pengantar yang baik harus dapat membuat penerima surel tertarik untuk membaca isi surel. Dalam pengantar kamu dapat memperkenalkan diri dan maksud dari surel yang kamu kirim. Intisari dari isi surel juga dapat dituliskan dalam pengantar agar penerima surel dapat langsung memahami isi surel yang anda tulis.
3. Isi Surel
Bagian isi surel merupakan bagian terpenting dalam penulisan surel. Isi surel haruslah jelas, singkat dan padat, dan dapat mengungkapkan maksud dari surel yang kamu kirim. Di dalam isi surel harus terdapat alur cerita yang jelas, dan mampu mempertahankan fokus pada tujuan awal yang ingin dicapai. Isi surel yang berantakan, berbeda dengan tema, atau terdiri dari informasi yang ambigu dapat menyebabkan kebingungan pada penerima surel.
Selain itu, kamu juga harus memperhatikan style penulisan surel. Hindari penggunaan huruf besar terus menerus dan penggunaan simbol atau emoji dalam surel resmi. Jika mungkin, gunakan font dan warna yang mudah dibaca oleh penerima surel. Jangan lupa, dalam penulisan surel kamu harus dapat mempertahankan profesionalisme yang baik.
4. Penutup
Setelah menulis isi surel, selanjutnya kamu harus menuliskan penutup. Penutup dalam surel berfungsi sebagai tanda bahwa isi surel telah selesai, dan juga sebagai penghibur yang ramah. Pada umumnya, penutup dalam surel dibuat dengan sebuah kalimat singkat yang menyatakan terima kasih dan harapan untuk dapat ditemui kembali.
5. TTD
Selanjutnya, jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan digital (TTD), khususnya dalam surel resmi. TTD dalam surel adalah tanda bahwa kamu adalah yang menulis dan menyampaikan surel tersebut. Selain itu, TTD juga dapat berfungsi sebagai tanda bahwa kamu telah membaca dan menyetujui isi dari surel yang kamu tulis. Di beberapa bisnis, TTD sangat penting karena menjadi bentuk kesepakatan yang sah.
Dalam tugas sehari-hari sebagai pekerja di sebuah lembaga bisnis atau institusi pendidikan, penulisan surel resmi merupakan hal yang biasanya dilakukan. Sebagai pekerja, kamu harus memahami kaidah atau etika dalam penulisan surel resmi.
Dalam penulisan surel resmi, kamu harus memperhatikan hal-hal yang sangat dasar, seperti struktur penulisan surel dengan jelas dan tegas. Kamu harus memerhatikan penggunaan istilah yang benar, ejaan yang baik, dan tata bahasa yang benar. Penulisan surel yang terstruktur dengan baik adalah tanda bahwa kamu serius dalam menyelesaikan tugas-tugas dan mampu menghargai waktu dan tenaga rekan kerja dan atasan.
Penulisan surel yang baik akan meningkatkan proyek atau agenda yang kamu lakukan bersama dengan klient atau rekan kerjamu. Oleh karena itu, kamu harus memperhatikan struktur penulisan surel yang jelas dan tegas agar pesanmu mudah dipahami oleh penerima surel sehingga dapat meningkatkan efektivitas komunikasi antara mu dan penerima surel.
Penutup Surel: Menegaskan Pesan dan Memberikan Tindakan Selanjutnya
Penutup surel adalah bagian terakhir dari sebuah email. Setelah menyampaikan pesan utama, pada bagian ini, penulis email menegaskan kembali pesan yang ingin disampaikan dan memberikan tindakan selanjutnya. Bagian ini sangat penting karena memberikan kesan terakhir pada penerima email.
Untuk membuat penutup surel yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Ringkas dan Jelas
Penutup surel sebaiknya dibuat ringkas dan jelas. Hindari pengulangan-pengulangan yang tidak perlu dan langsung saja ke intinya. Pastikan pesan utama yang ingin disampaikan sudah jelas, sehingga penerima email tidak kebingungan tentang apa yang dimaksudkan.
2. Ucapan Terima Kasih atau Apresiasi
Memulai dengan ucapan terima kasih atau apresiasi merupakan cara yang baik untuk menutup email. Hal ini menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang tinggi terhadap penerima email. Berikan rincian tentang apa yang diapresiasi dari penerima email agar terkesan lebih personal.
3. Panggilan untuk Bertindak atau Merespon
Panggilan untuk bertindak atau merespon biasanya sangat penting. Ini untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan telah diterima dan segera direspons oleh penerima email. Jika anda membutuhkan tindakan tertentu dari penerima email, pastikan panggilan tersebut jelas dan spesifik.
4. Kontak dan Informasi Lainnya
Jangan lupa untuk menyertakan kontak anda pada penutup surel. Ini bisa berupa nomor telepon atau email. Tujuannya agar penerima email bisa menghubungi anda jika ada pertanyaan atau butuh bantuan lebih lanjut. Selain itu, jika ada informasi yang perlu disertakan, seperti waktu atau tempat pertemuan, maka sertakan informasi tersebut pada penutup.
Contoh Penutup Surel yang Baik
Berikut adalah contoh penutup surel yang baik:
Terima kasih atas perhatian dan waktu anda. Kami harap anda dapat menindaklanjuti pesan kami dan melakukan tindakan yang telah kami sampaikan. Mohon konfirmasi jika telah selesai agar kami dapat memastikan hal tersebut.
Jangan ragu untuk menghubungi kami di nomor telepon 081234567890 atau melalui email ini. Kami senang membantu anda dalam segala hal yang berkaitan dengan layanan kami. Sekali lagi terima kasih atas perhatiannya.
Tujuan dari penutup surel adalah untuk memberikan kesimpulan dan mengingatkan penerima email mengenai pesan yang ingin disampaikan. Jadi, pastikan penutup surel anda singkat, jelas, dan relevant.
Terakhir, jangan lupa untuk membaca kembali email anda sebelum mengirimkannya. Pastikan tata bahasa, ejaan, dan format sudah benar untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan terkirim dengan baik. Semoga informasi ini membantu anda dalam membuat penutup surel yang baik dan efektif.
Format Surel: Mengikuti Kaidah dan Etika Penulisan Surel secara Formal
Seiring dengan perkembangan teknologi dan alat komunikasi yang semakin canggih, ada satu media yang tetap menjadi primadona dalam hal berkirim pesan jarak jauh pada zaman digital ini: Surel. Surel atau email masih sangat populer digunakan di berbagai kalangan, baik itu untuk kepentingan bisnis maupun personal. Namun, perlu diketahui bahwa surel juga memiliki aturan kaidah dan etika penulisan yang harus diperhatikan. Berikut adalah format struktur penulisan surel yang baik dan benar:
1. Judul Surel
Judul surel adalah baris pertama di sebuah email yang akan ditujukan kepada penerima. Judul harus jelas dan spesifik. Judul yang baik akan membantu penerima email untuk memahami isi dari email tersebut. Selain itu, judul juga harus menggambarkan kepentingan dari email tersebut. Jangan menggunakan kalimat judul yang menyesatkan atau ambigu yang dapat mengecoh penerima email.
2. Salam Pembuka
Salam pembuka berisi ungkapan salam yang sopan seperti “Halo”, “Selamat pagi”, “Selamat siang”, ataupun “Selamat malam”. Salam pembuka penting digunakan agar email terkesan lebih ramah dan menjaga etika dalam berkomunikasi. Selain itu, salam pembuka juga dapat membantu membuat penerima email merasa lebih dekat dan nyaman saat membaca isi dari email.
3. Isi Surel
Isi surel merupakan bagian terpenting dalam sebuah email. Isi surel sebaiknya ditulis secara jelas, padat, dan ringkas. Pastikan menggunakan kalimat yang mudah dipahami oleh penerima email. Sebaiknya tulis langsung pokok isi dalam email tersebut dan hindari mengulang atau mengulangkalimat yang sama. Jika email ini merupakan email yang bersifat kerja, maka dewasa ini banyak format email yang harus disesuaikan dengan jobdesk kita seperti langkah dan target yang sedang diselesaikan.
4. Penutup Surel
Penutup surel sebaiknya berisi ucapan terima kasih atas waktu yang diberikan oleh penerima untuk membaca email tersebut. Penutup surel juga merupakan tempat untuk memberikan tindakan dan atau koordinasi ketika itu dibutuhkan. Jangan lupa untuk berterima kasih kepada penerima dan mengutarakan harapan untuk mendengar segera balasan email tersebut yang mencakup action plan dan hasil yang diinginkan. Penutup surel harus disusun dengan sopan dan singkat.
5. Tanda Tangan
Tanda tangan dalam surel adalah tanda untuk memberi kesan akhir dari sebuah email. Dalam tanda tangan dapat diisi dengan nama lengkap, posisi pekerjaan dan alamat email. Hindari menggunakan emoticon atau simbol lain pada tanda tangan ini, sebaiknya hanya menggunakan tanda bintang (*) atau garis miring (/) sebagai tanda dalam penulisan tanda tangan. Tanda tangan ini sebaiknya disusun dengan rapi dan jelas agar penerima dapat langsung mengetahui siapa yang mengirimkan email tersebut.
Dari penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa aturan kaidah dan etika penulisan surel sangatlah penting. Sebuah email yang baik dan benar akan memudahkan penerima email dalam memahami isi dari email tersebut dan menjaga hubungan yang baik di antara pengirim dan penerima. Dalam penulisan surel hendaknya disusun dengan baik dan sopan sehingga dapat memunculkan kenyamanan dalam berkomunikasi. Semoga penjelasan di atas dapat membantu anda dalam membuat surel yang baik dan benar.